Interview mit Iris Brönnimann von ASN Advisory Services Network AG

«Die Trewitax nimmt mir nicht nur die Fleissarbeit ab, sie ist mir auch ein Gegenüber in Fachfragen»

ASN, Advisory Services Network AG, ist ein internationales Versicherungsbroker- und Beratungsunternehmen mit Sitz in Zürich und gilt als Pionierin bei internationalen Krankenversicherungsplänen. Mit einem dichten Netzwerk an globalen Versicherungspartnern bietet die ASN massgeschneiderte Versicherungslösungen.

Seit 2016 ist Iris Brönnimann bei der ASN Head of Operations. Bei ihrem Antritt übernahm sie unter anderem die Verantwortung für die Finanzen und lernte dabei die beiden Wirtschaftsprüfer Bruno Faoro und Roger Deutsch von der Trewitax Zürich kennen. In der Zwischenzeit wird die ASN nicht nur von der Trewitax geprüft, sie lagert auch die Buchhaltung und Lohnbuchhaltung aus und gehört zu den ersten Kunden, die diese voll digitale Buchhaltungslösung nutzen.

Trewitax Zürich AG und Trewitax St. Gallen AG nutzen BMD als ihre Softwarelösung für alle Tätigkeitsbereiche. BMD Com (TrewiBox) bietet eine umfassende Plattform für einen Austausch mit den Mandantinnen und Mandanten: vom Dokumentenaustausch über Aufgaben, Terminplanung und Chat zu automatischer Belegverbuchung und dem Zahlungsverkehr.

Wie sehen Kunden und Kundinnen den digitalen Austausch von Dokumenten, die digitale Kommunikation und Automatisierungen von Prozessen? Wir haben uns mit Iris Brönnimann über die gemeinsame Reise in die Digitalisierung unterhalten, über die Chancen und Risiken, die Zusammenarbeit und die Zukunftsaussichten.

Frau Brönnimann, Sie lassen sich mit uns auf vieles ein. Zum Beispiel auf dieses Interview. Wie abenteuerlustig sind Sie?

Ich würde es etwas anders formulieren: Ich bin neugierig. Das ist ja auch eine Form von Abenteuerlust. Früher war ich sicher abenteuerlustig und mutig, heute, würde ich sagen, bin ich neugierig.

Wie merkt man in der Zusammenarbeit mit Ihnen, dass Sie neugierig sind?

Ich frage sehr viel. Ich will es wirklich wissen, ganz genau. Ich frage nicht nur: «Wie wird das genau gemacht?», ich schaue auch zu, wie jemand etwas macht. Ich gehe jeweils ins Detail und hinterfrage vieles. So kann ich viele Prozesse optimieren. Das hat zur Folge, dass ich jetzt zum Beispiel auch ein IT-Projekt bei uns mit leite.

Wie weit ist die Digitalisierung bei der ASN fortgeschritten?

Wir befinden uns derzeit in einer Transformationsphase. Das IT-Projekt ist Teil der Umstellung, denn zur Zeit werden Rechnungen immer noch in Papierform archiviert. Die übrigen Dokumente sind bereits digital verwaltet und archiviert. Ich würde uns nicht gerade als «ahead of the curve» bezeichnen, aber wir kommen mit, gerade weil die ASN an verschiedenen Standorten tätig ist. Die Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten, bestand bei der ASN schon lange vor Covid. Damals war ich sehr froh, diese Möglichkeit nutzen zu können, denn ich wollte einerseits mehr Aufgaben übernehmen und dabei doch mit unserem Sohn, der damals noch jung war, am Mittag gemeinsam essen. Während dem Lockdown war bei der ASN schon alles eingerichtet fürs Home Office. Wir konnten ganz einfach umstellen.

In dem Fall haben Sie auch bei der Trewitax genau hingeschaut. Aus einem reinen Revisionsmandat ist jetzt viel mehr geworden. Wie kam es zum Ausbau der Zusammenarbeit?

Roger Deutsch und ich haben etwa gleichzeitig angefangen, ich bei der ASN und er bei der Trewitax. Er hat das Revisionsmandat und ich habe die Verantwortung für die Buchhaltung bei der ASN übernommen. Meine Vorgängerin war nicht mehr da für eine Übergabe, also musste ich in den Unterlagen Informationen zusammensuchen. Ich wollte wissen, wie die Wirtschaftsprüfung genau funktioniert. Wie es mit der Buchhaltung läuft, wusste ich bereits. Aber mir ist aufgefallen, dass es verschiedene Gesellschaften gibt und entsprechend komplexe Steuerthemen. Es war naheliegend, mit denen darüber zu sprechen, die sich schon länger damit befassen, sowohl spezifisch mit der Situation der ASN als auch allgemein. Darum habe ich dann Bruno Faoro von der Trewitax kontaktiert, um es herauszufinden. Und da kam Roger Deutsch dazu.

Ich höre natürlich, was mein Vorgesetzter mir sagt, aber ich hinterfrage es kritisch und möchte es wirklich verstehen. Schliesslich fühle ich mich dafür verantwortlich, dass die Prozesse, um die ich mich kümmere, richtig laufen.

Seit acht Jahren arbeiten Roger Deutsch und Sie zusammen und haben gemeinsam die Zusammenarbeit optimiert. Ein grosses Thema bei uns ist die Digitalisierung. Wie sind Sie dabei vorgegangen?

Schrittweise. Angefangen hat es schon vor Covid, als wir während einer Revision im BMD die Dokumentenaustauschoption ausprobiert haben. Was für mich dabei ganz wichtig war, dass ich Dokumente übermitteln kann und die Datenschutzvorgaben dabei problemlos einhalte.

Dann wollte Roger (Deutsch) wissen, ob ich die Aufgaben sehen kann, die er mir gestellt hatte. So haben wir auch im BMD gechattet.

Weshalb haben Sie Anfang des letzten Jahres die Buchhaltung ausgelagert?

Die Buchhaltung ist bei der ASN nur ein Teilzeitjob, und doch muss man vertiefte Kenntnisse haben. Darum ist es schwierig, jemanden dafür zu finden. Es gibt einfach wenig Leute, die mit einem Fachausweis Teilzeit arbeiten möchten. Bei der Schlussbesprechung der Revision kam so die Idee, auch die anderen digitalen Möglichkeiten von BMD zu nutzen.
Es lag also nahe, die Buchhaltung und Lohnbuchhaltung an die Trewitax zu übergeben, da ich mit anderen Aufgaben ausgelastet bin. Am Anfang haben Claudia Preisig von der Trewitax und ich etwas mehr Zeit eingeplant für den Austausch, um die Buchhaltung und die Eigenheiten kennenzulernen und die Abläufe aufzugleisen.

Wie sind die Aufgaben verteilt?

Die Kreditorenrechnungen werden bei der ASN verbucht und als Beleg über die BMD-Com-Lösung hochgeladen, auf der anderen Seite erstellt Trewitax einen Zahlungsvorschlag und verbucht die Rechnungen definitiv. Reporting, Lohnbuchhaltung, Quartalskonsolidierungen und der Jahresabschluss sind Aufgaben der Trewitax.

Gab es Hürden zu bewältigen?

Ein- oder zweimal haben wir bei der Trewitax noch vor Ort die Buchhaltung zusammen besprochen. Aber das wars dann auch schon. Das ist eines von meinen lockersten Projekten überhaupt. Das ist eigentlich schlecht.

Wieso denn das?

Wir haben intern gar keine Aufmerksamkeit für dieses Projekt erhalten, obwohl wir für die Schweiz die Finanzabteilung ausgelagert haben. Wenn das so einfach ist, fällt niemandem etwas auf. Aber dass es so gut läuft, ist alles andere als selbstverständlich. Ich schätze den Austausch mit jemandem, der weiss, wovon er oder sie spricht, sehr. Aber viel Austausch oder gar Aufwand ist es gar nicht. Vielleicht ein E-Mail am Monatsende mit Unklarheiten. Ab und zu treffen wir uns auch, um etwas zu optimieren, aber es läuft sehr gut. Am liebsten würde ich nur so zusammenarbeiten. So ist es gar keine Herausforderung.

Aber Sie mögen Herausforderungen.

Ja, auf jeden Fall. Der Grund für die Auslagerung war, dass ich bei der ASN Einzelkämpferin auf allen Gebieten bin. Es ist bereichernd, sich ab und zu mit jemandem fachlich auszutauschen. Ich mag die «erfolgreiche Challenge», bei der beide ein Fachwissen haben und man daher miteinander Prozesse noch effizienter gestalten kann. Das ist für mich die Zusammenarbeit mit der Trewitax.

Verstehe ich das richtig, dass Sie nicht unbedingt eine ungeliebte Aufgabe loswerden wollten, sondern einfach froh sind, mehr Zeit für andere Aufgaben zu haben und in dem Finanzbereich nun ein Vis-à-vis haben?

Ja, ich habe einen Fachausweis im Rechnungswesen, aber ich bin noch für vieles mehr zuständig: IT, HR und Organisation. Da ich unterdessen viele Führungsaufgaben übernommen habe, bin ich nicht mehr mit dem Tagesgeschäft absorbiert. Bis die Trewitax übernommen hat, musste ich noch neben allem anderen, die Zeit finden, die Fleissarbeit zu machen. Die Trewitax nimmt mir die Fleissarbeit ab und ist gleichzeitig ein kompetentes Gegenüber in Fachfragen.

Haben Sie noch Optimierungsvorschläge für uns?

Ja, es gibt ein paar Dinge im BMD, die mich stören. Da möchte ich mit Claudia Preisig zusammensitzen und ihr zeigen, was für mich nicht optimal läuft. Vielleicht bin ich keine gute Anwenderin, aber möglicherweise ist es etwas, das man verbessern könnte. Man kann immer noch etwas verbessern.